Die drei wichtigsten Zeitmanagement-Tools für produktives und entspanntes Arbeiten

Zeitmanagement-SelbstcoachingDu brauchst keine dicken Bücher zu lesen und auch keine teuren Online-Kurse zu buchen, wenn du deine Zeit besser managen willst. Gelassenes und effizientes Arbeiten ist nicht schwer.

Alle Techniken, die von Zeitmanagement-Experten empfohlen werden, sind eigentlich recht simpel – auch wenn sie tolle Namen tragen und in allerlei Variationen verkauft werden.

Es gibt drei grundlegende Methoden, die bei allen Zeitmanagement-Experten auftauchen. Ich stelle dir diese drei einfachen Techniken hier vor:

#1: Die Schreib-es-auf-Strategie

#2: Effektive To-Do-Listen mit dem Atlas-Prinzip

#3: Die ToA-Methode: Timer-orientierte Arbeit

Meine Empfehlung: Suche dir zunächst eine davon aus und versuche sie in deinen Alltag und dein Arbeiten zu integrieren. Sobald die erste neue Methode für dich selbstverständlich geworden ist,  nimm die nächste dazu.

Du wirst schnell merken, wie dein Arbeiten effizienter und gelassener wird.

#1: Die Schreib-es-auf-Strategie

Es gibt einen entscheidenden Punkt für gutes Zeitmanagement und Selbstorganisation, in dem sich alle Ratgeber einig sind: Schreibe alles auf!

  • Jede Aufgabe, die dir in den Sinn kommt
  • Informationen, die du zugerufen bekommst
  • Telefonnummern, die du dir merken willst
  • Kreative Gedanken, die dir einfallen

>> Alles Aufschreiben!

Das entlastet dein Gehirn ungemein. Die Kapazität, die dein Gehirn sonst braucht, um ja nichts zu vergessen, kann es so produktiv zu der Arbeit nutzen, die du dir gerade vorgenommen hast.

Ganz wichtig ist dabei: Schreibe auch wirklich alles auf, damit dein Gehirn sich darauf verlassen kann, dass alle Gedanken, Termine, Aufgaben und Telefonnummern sicher aufgehoben sind. Dann kann dein Gehirn sich entspannen.

Am besten, du hast ein einziges Notizbuch, in dem du alles notierst. Dann kann nichts verloren gehen. Ich schlage eine Zweiteilung vor: In der einen Hälfte des Notizbuches schreibst du alle Aufgaben auf, die dir in den Sinn kommen. In die zweite Hälfte (kann man gut durch eine Büroklammer oder post it markieren), kommen alle anderen Informationen und Gedanken, die du nicht vergessen willst.

Es gibt einige Zeitmanager, die empfehlen, die Aufgaben in Kategorien einzuteilen: Aufgaben zu Hause, Aufgaben im Büro, Besorgungsliste, Telefonliste usw. So zum  Beispiel der Klassiker von David Allen „Getting Things Done“. Wenn dich dies überzeugt, probiere es aus. Ich halte das für zu kompliziert und umständlich.

Ich empfehle für deine Notizen die pen-und-paper-Methode. Es geht viel schneller mit dem Stift Notizen in ein Notizbuch zu machen, als am Handy oder Tablet die entsprechende App zu öffnen, die richtige Kategorie zu finden und dann eine Notiz einzutippen. Aber wenn du mit dem Handy besser arbeiten kannst, dann ist das natürlich auch eine gute Möglichkeit, zumal man das Handy gewöhnlich immer dabei hat.

#2: Effektive ToDo-Listen mit dem ATLAS-Prinzip

ToDo-Listen gehören sicher zu den bekanntesten und beliebtesten Methoden der Selbstorganisation. Aber Vorsicht: ToDo-Liste ist nicht gleich ToDo-Liste. Erst durch das Beachten von einigen Regeln wird die ToDo-Liste zum effektiven Zeitmanagement-Werkzeug.

Gut angelegte ToDo-Listen sind nicht nur sinnvoll, weil sie dazu beitragen, dass du nichts vergisst. Eine gut gemachte ToDo-Liste sorgt auch dafür, dass du deine Aufgaben systematisch, zeitsparend und zielgerichtet erledigen kannst.

Ich führe seit einiger Zeit meine ToDo-Liste nach dem ATLAS-Prinzip und habe festgestellt, dass das für mich noch einmal ein echter Sprung war hinsichtlich Produktivität, Übersichtlichkeit und gedanklicher Entlastung.

Das ATLAS-Prinzip geht in fünf Schritten vor. Die Anfangsbuchstaben der Schritte haben dem Prinzip seinen Namen gegeben:

A – Alles Aufschreiben
T – Termine und Prioritäten notieren
L – Liste für den Tag erstellen
A – Arbeit ausschließlich durch die Liste bestimmen lassen
S – Selbstkontrolle

A – Alles Aufschreiben

Wenn du das oben beschriebene Schreib-es-auf-Prinzip verwendest, dann hast du diesen Schritt schon geschafft: Schreibe alles auf – auch jede noch so kleine Aufgabe. So wirst du nichts vergessen und du entlastest dein Gehirn.

Wichtig ist, dass dieser erste Schritt schnell und einfach geht. Deshalb empfehle ich dir, hier keine Unterteilung nach Aufgabenkategorien vorzunehmen, sondern alle Aufgaben in eine einzige Liste einzutragen.

Und: Schreibe wirklich alle Aufgaben auf, die auf dich zukommen. Das heißt, Aufgaben, die an dich persönlich herangetragen werden, Aufgaben, die dir einfallen und auch Aufgaben, die durch eingehende E-Mails sich ergeben (und sei es nur, das Stichwort: auf E-Mail von Herrn … antworten). Wichtig ist, dass es einen Ort gibt, an dem alle Aufgaben stehen. Es ist kontraproduktiv, wenn es neben der Aufgabenliste noch einen Stapel mit Post gibt, in dem viele Aufgaben lauern.

T – Termine, Zeitbedarf und Prioritäten notieren

Im nächsten Schritt schreibst du hinter jede Aufgabe drei Dinge:

  • den Termin, bis zu dem du die jeweilige Aufgabe erledigt haben willst oder musst
  • den von dir geschätzten Zeitbedarf für die Erledigung der Aufgabe (größere Aufgaben unterteilst du in Teilaufgaben)
  • schließlich legst du eine Priorität für die jeweilige Aufgabe fest, zum Beispiel kannst du Kategorien von wichtig (I) bis verzichtbar (IV) vergeben oder du greifst auf die populäre Eisenhower-Methode zurück, mit der du zwischen nur dringenden und wichtigen Aufgaben unterscheiden kannst.
L – Liste für den Tag erstellen

Aus dieser gesamten Aufgabenliste erstellst du dir dann eine Arbeitsliste für den betreffenden Tag. Dabei wird es natürlich so sein, dass Aufgaben mit einem nahen Termin auf dieser Liste stehen. Du solltest aber auch darauf achten, dass du dir mindestens eine Aufgabe vornimmst, die dir wichtig, aber noch nicht dringend ist. Eine sogenannte A-Priorität-Aufgabe. Also beginne deinen Arbeitstag damit, eine halbe Stunde lang die Unterlagen für deine Fortbildung durchzuarbeiten, das nächste Kapitel an deinem Buch zu schreiben oder auch dein Sportprogramm zu absolvieren.

A – Arbeit ausschließlich durch die Liste bestimmen lassen

Wenn du dir eine Liste für den Tag zusammengestellt hast, dann lass die Arbeit an diesem Tag ausschließlich durch diese Liste bestimmen. Sei dir bewusst, dass es zu Störungen kommen wird und zu Versuchen, dich von deinem Plan abzubringen: Der Anrufer, der darum bittet, ganz schnell etwas zu erledigen, die Kollegin, die mit dir das neue Projekt besprechen will oder auch der eigene Impuls, dass doch etwas anderes viel wichtiger ist oder einfach nur mehr Spaß macht.

Lässt du dich dadurch von deinem Plan abbringen?

Natürlich kann es Situationen geben, die eine Neuplanung notwendig machen. Aber das sind in der Regel absolute Ausnahmen. Nimm dich und deine Planung ernst. Schreib dir die neu auf dich zugekommenen Aufgaben auf und berücksichtige sie bei deiner Planung für den nächsten Tag – wenn sie überhaupt so wichtig sind.

S – Selbstkontrolle

Am Ende deines Arbeitstages schaust du, wie weit du deine ToDo-Liste abarbeiten konntest. Nicht erledigte Aufgaben werden auf den nächsten Tag übertragen. Durch die regelmäßige Reflexion deiner Arbeit mit der ToDo-Liste lernst du außerdem, dein Arbeitspensum und den Zeitbedarf für Aufgaben realistisch einzuschätzen.

#3: Die ToA-Methode: Timer-orientiere Arbeit

Kennst du das auch: Du willst einen Artikel schreiben, endlich den Schreibtisch aufräumen oder das Projekt weiter voranbringen. Doch jeden Tag aufs Neue schiebst du das Vorhaben weiter auf, kommt dir etwas dazwischen, willst du vorher noch schnell die Mails checken, den Anruf erledigen…

Meine Lieblingsmethode, um der Prokrastination (das ist der wissenschaftliche Begriff für „Aufschieberitis“) zu begegnen und Impulshandlungen, die ablenken, zu minimieren, ist die ToA-Methode.

Die ToA-Methode ist absolut simpel, aber effektiv: Du musst dich nicht entscheiden, den ganzen Artikel zu schreiben, den Schreibtisch komplett aufzuräumen oder das Projekt auf die nächste Stufe zu heben.

Entscheide dich nur, für 25 Minuten an diesem Thema zu arbeiten. Stell dir den Timer am Handy auf 25 Minuten und lass die Zeit rückwärts ablaufen. Schreibe für diese 25 Minuten an dem Artikel, räume den Schreibtisch auf oder arbeite an deinem Projekt. 25 Minuten und keine Minute länger. Aber bleibe diese 25 Minuten am Ball. Das heißt, lasse dich nicht ablenken: Keine Mails, keine Blumen gießen, kein Surfen im Internet, keine Telefongespräche. All das kann nach Ablauf der 25 Minuten erledigt werden. Wenn dir während der Arbeit ein wichtiger Gedanke, eine Idee kommt, die mit dem Thema, das du dir vorgenommen hast, nichts zu tun hat, dann schreibe es dir auf. All das kann dann nach Ablauf der 25 Minuten erledigt und angegangen werden. Wenn die 25 Minuten rum sind: Herzlichen Glückwunsch! Du hast 25 Minuten effizient gearbeitet. Mache eine kurze Pause und arbeite wie gewohnt weiter. Fortgeschrittene nehmen sich dann das nächste Projekt vor, stellen den Timer und arbeiten wieder 25 Minuten daran…

Aber für den Anfang reicht es vollkommen aus, wenn du ein– bis zweimal am Tag ausprobierst, welchen Effekt 25 Minuten Timer-orientierte-Arbeit hat. Es ist für die meisten Menschen absolut erstaunlich, was sie schaffen können, wenn sie etwa 30 Tage lang jeden Tag 25 Minuten an einem Thema arbeiten. Und in drei Monaten mit der ToA-Methode sind schon ganze Bücher entstanden.

Warum funktioniert diese Methode so gut? Durch die ToA-Methode überlisten wir uns quasi selbst. 25 Minuten sind eine überschaubare Zeit. Es ist eigentlich fast immer möglich, sich 25 Minuten Zeit zu nehmen und an einem für einen persönlich wichtigen Projekt zu arbeiten. Der Angang ist auch nicht so groß: Ich muss mich nicht entscheiden, jetzt ein Buch zu schreiben, das riesige Projekt anzugehen oder den ganzen Abend aufzuräumen. Nein, es geht lediglich um 25 Minuten. Danach darf, nein, muss ich aufhören (es sei denn ich entscheide mich, den Timer nochmal neu zu stellen). Und der zweite Effekt: Ich schalte alle Impulshandlungen aus. 25 Minuten sind ein so überschaubare Zeit, dass ich mich zwingen kann, alles andere (Mails checken, Anrufe erledigen, dem Kollegen zum Geburtstag zu gratulieren etc.) auf die Zeit nach Ablauf meines Timers zu verschieben.
Und ach so: Während ich diesen Text schreibe läuft mein Timer auch rückwärts 😉

Wer sich noch intensiver mit dem Themen Zeitmanagement & Selbstorganisation beschäftigen will, findet im Internet zahllose Seiten und Angebote. Allerdings sind diese Angebote von sehr unterschiedlicher Qualität.

Empfehlenswert ist aus meiner Sicht vor allem ZTD- Zen to done von Leo Babauta. In der deutschen Übersetzung gibt es das Heft zum kostenlosen Download hier.

Gute Zeitmanagement-Tipps findest du auch in den Blogs von Thomas Mangold und Burkhard Heidenberger und auf Zeitzuleben.

 

Comments 17

  1. Hi Oliver, der Artikel spricht mich sehr an und ich werde deine drei Tools ausprobieren. Die Schreib – es-auf-Methode praktiziere ich schon und es ist gut, alles in einem Heft zu haben und das Hirn zu entlasten. Die ToA Methode wird der nächste Schritt und ich bin gespannt, was es bringt. Ich arbeite selbstständig und lasse mich in der letzten Zeit gerne ablenken. Danke für deine Anregungen.
    Gila

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      Hallo Gila,

      vielen Dank für deinen netten Kommentar! Dann wünsche ich Dir viel Erfolg mit der ToA-Methode. Wobei, ich bin fast sicher, dass du mit der ToA-Methode produktiver und gelassener Arbeiten wirst. Gerade Ablenkungen lassen sich damit ganz gut ausschalten.

      Liebe Grüße,
      Oliver

  2. Lieber Oliver,

    super auf den Punkt gebracht, danke! Die Bezeichnung „Atlas-Methode“ kannte ich noch nicht, ist aber schön bezeichnend. Wenn man sich daran hält, kann man die Welt aus den Angeln heben 😉

    Der Timer am Handy ist übrigens auch mein wichtigstes Tool, um produktiv zu arbeiten. Oft reichen sogar 15 Minuten. Vor kurzem habe ich ein Interview mit Karin Wess gehört, die sogar nur in 15-Minuten-Abschnitten arbeitet. Ich glaube, es war dieses hier bei Ivan Blatter (der übrigens auch eine exzellente Quelle für Tipps zum Zeitmanagement ist …): http://ivanblatter.com/062-karin-wess/

    Liebe Grüße aus Wien,
    Claudia

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      Liebe Claudia,

      Danke für das Lob und den weiterführenden Hinweis!

      Es stimmt, Ivan Blatter ist auch ein gute Quelle für Zeitmanagement-Tipps. Auf deiner Website habe ich übrigens auch gerade einige sehr spannende Artikel entdeckt 😉

      Liebe Grüße,
      Oliver

  3. Lieber Oliver,
    ein sehr schöner Beitrag – danke dafür!
    Ich kenne „Zen To Done“ und finde das wirklich großarig. Auch ich arbeite seit einigen Monaten mit einem kleinen Block und bin seither viel kreativer, weil die Ideen nicht verpuffen, sondern direkt und ungeordnet auf den Block wandern. Immer, wenn ein oder zewei Blätter voll sind, sortiere ich meine Ideen auf verschiedene Listen am PC. Außerdem schreibe ich mir auf den Block auch immer meine ToDo-Liste für den Tag – so habe ich sie immer bei mir. Was ich allerdings nicht mache, ist, mich komplett fest an die Aufgaben zu halten. Meistens mache ich das automatisch, da ich nicht zum Prokrastinieren neige. Aber ich habe gemerkt, dass eine flexible Herangehensweise und ein Hinterfragen immer sinnvoll sind. Gestern z.B. hatte ich „Staubsaugen“ darauf stehen. Mir ging es aber nicht gut. Also habe ich ohne schlechtes Gewissen diesen Punkt auf heute verschoben. Ich finde, das ist vollkommen legitim, wenn man merkt, dass es nun wirklich nicht so wichtig ist, ob ich heute oder morgen staubsauge.
    Die Methode mit den 25 min. finde ich vor allem für unliebsame Aufgaben wirklich genial und werde sie auch ausprobieren!
    Danke für deine Tipps!
    Anna

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      Liebe Anna,

      ich stimme dir vollkommen zu, dass man auch ohne schlechtes Gewissen mal eine Aufgabe auf den nächsten Tag verschieben kann. Es hilft halt meiner Erfahrung nach, wenn ich nicht ständig darüber nachdenken muss, welche Aufgabe ich als nächstes erledige, sondern mich einmal entscheide und dann für den Rest meines Tages der Aufgabenliste folge. Außerdem erhöhe ich so die Wahrscheinlichkeit, dass die mir wichtigen Dinge nicht auf Kosten der dringenden Aufgaben auf der Strecke bleiben.

      Liebe Grüße,
      Oliver

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      Gerne! Schön, dass du auch die Erfahrung machst, dass diese Tools funktionieren und das Leben einfacher machen.
      Liebe Grüße,
      Oliver

  4. Lieber Oliver,
    danke für die tolle Aufstellung. Lange Zeit habe ich mich rumgequält mit meinen vielen Todos und habe jetzt endlich ein tolles System gefunden. Für mich ist es wichtig, dass ich es immer bei mir habe, da ich an verschiedenen Stellen arbeite. So habe ich mich für ein Onlinesystem entschieden (Rememberthemilk). Damit kann ich alles wunderbar eintragen, so wie es mir einfällt und nichts gerät mehr in Vergessenheit, ich werde sogar an Termin per mail erinnert (wenn ich sie schon im Voraus festgehalten habe) Außerdem kann ich auch jederzeit übers Handy drauf zurückgreifen.
    Deine ToA-Methode habe ich auch schon ausprobiert und mich ganz schön damit selber überlistet 😉 allerdings habe ich bisher immer 45 Minuten genommen. Ich werde das jetzt auch mal mit 25 Minuten ausprobieren. Ich bin gespannt ob das dann noch besser wird.
    Herzliche Grüße
    Barbara

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      Liebe Barbara,

      vielen Dank für dein Feedback! Ja, ich denke auch, dass es ist wichtig, ein System zu finden, das zu einem passt. Die Grundstruktur ist letztlich die gleich, ob man ein Notizbuch verwendet wie ich oder die Rememberthemilk-App (allein den Namen finde ich schon genial:-) ) wie du.

      Liebe Grüße,
      Oliver

  5. Lieber Oliver, ich freu mich schon immer, wenn ich in meinem Mail-Fach deinen nächsten Blogbeitrag sehe.
    Du bringst die Dinge wunderbar auf den Punkt und schreibst so, dass man diese Dinge einfachen machen MUSS. 🙂
    Ohne Zeitmanagement geht bei mir gar nichts . Und seitdem ich ein online-Zeiterfassungssystem für meine Kunden einsetze, bin ich nicht nur selbst viel zufriedener, weil ich sehe, was ich geschafft habe, sondern kann auch gegenüber meinen Kunden selbstsicherer auftreten. Und in diesem System arbeite ich auch mit dem Atlas-System. Was ich doch nicht schaffe, wird sofort, zum Tagesabschluss auf den nächsten Tag geschoben und ist damit für mich für diesen Tag auch aus dem Kopf. Das befreit. 🙂 das mit den 25 hab ich jetzt noch dazu genommen. Klasse! So macht man endlich auch Dinge, die einem am Herzen liegen. Also mich macht das noch einmal ein Stück zufriedener. Danke daher für deinen inspirierenden Artikel. Ich freu mich schon auf den nächsten. Lieben Gruss , Christiane

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      Liebe Christiane,
      vielen Dank für deinen netten Worte! Das freut mich sehr, dass meine Gedanken und Vorschläge für dich inspirierend sind.
      Ich hoffe, du machst mit der 25-Minuten-Methode auch gute Erfahrungen. Wobei ich da eigentlich wenig Zweifel habe 😉
      Liebe Grüße,
      Oliver

  6. Hey Oliver,
    Jetzt wird erstmal ganz groß gelobt! Ich probier diese Methoden seit ein paar Wochen aus und es ist einfach nur genial.

    Es gibt praktisch kein schlechtes Gewissen mehr zu wenig gemacht zu haben.

    Komischerweise brauche ich beim Bloggen mittlerweile für 300 Wörter nur 2*25 Min statt mehrere Stunden!

    Das ist mal ein Artikel, der es in sich hat und den Leser zum Handeln bewegt. Weiter so Oliver! Ich weise meine Friendlist bei Facebook auch fleißig auf diesen Artikel hin.

    Liebe Grüße
    Arthur Propp

    1. Post
      Author

      Hallo Arthur,

      ganz herzlichen Dank für Dein Feedback und das Lob 🙂

      Es freut mich sehr, dass diese Methoden deine Arbeit befruchten! Ohne die drei Techniken könnte ich meinen Blog vermutlich auch gar nicht schreiben…

      Und super, wenn du mich unterstützt, indem du meine Artikel weiter empfiehlst.

      Hab‘ eine gute Zeit und viele Grüße,
      Oliver

  7. Hallo Olivier!
    Danke für deine Ratschläge. Ich überlege grad ob man die Techniken irgendwie in die virtuelle Welt bringen kann. Ich hab kurz recherchiert und zB das hab ich gefunden: http://kanbantool.com/. Was denkst du? Sind solche Internettools wie dieses KanbanTool nötzlich? Ich bin sehr gespannt, vielleicht sogar probiere ich das aus. Ich möchte meine Notizen in einem immer vorhandenen Platz haben, so dass ich in verschiedenen Situationen danach greifen kann und vielleicht das mir dabei helfen könnte.
    VG,
    Linda

    1. Post
      Author

      Hallo Linda,

      vielen Dank für Deine Rückmeldung. Grundsätzlich ist es natürlich gut möglich, diese drei Strategien auch mit Apps oder entsprechenden Programmen steuern zu lassen, bzw. sich damit zu helfen.
      Ich habe manchmal den Eindruck, dass das länger dauert und komplizierter ist als mit Stift und Zettel. Aber das ist wohl geschmackssache. Wenn Dir das gefällt, dann probiere es aus.
      Ich habe mich mit diesen Programmen nicht so beschäftigt. Du findest ganz interessante Hinweise zu hilfreichen virtuellen Helfern bei:
      https://ivanblatter.com/
      http://www.christliches-zeitmanagement.de
      http://www.selbst-management.biz

      Viele Grüße,
      Oliver

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